Margarete May
Rechtsanwältin

 
 
  Zahlungsansprüche realisieren
Hilfe: Kunde zahlt nicht
Auftragsabwicklung

Welcher Selbständige kennt diese Situation nicht: Voller Schaffensfreude hat er sich an die Arbeit gemacht, Tag und Nacht durchgearbeitet, Zeit, Geld und Energie investiert und schließlich eine Arbeit abgegeben, mit der er rundum zufrieden ist , und dann geschieht das, was wohl zu den traurigsten Kapiteln im Berufsleben gehört: der Kunde zahlt nicht.

Es gibt einige Möglichkeiten, dies weitgehend zu vermeiden oder wenigstens das Schlimmste zu verhindern:

I. Wie muß der Auftrag aussehen?

Die wichtigste Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf der Zusammenarbeit und schließlich auch der Zahlung sind klare Absprachen.

Auch wenn die Begeisterung für eine Aufgabe noch so groß ist oder es der Kunde noch so eilig hat:

Ohne eindeutigen klaren und völlig unmißverständlichen Auftrag läuft gar nichts.

Dabei ist es zwar ratsam, schriftliche Vereinbarungen zu treffen (im Telekommunikationszeitalter ist dies auch in zeitlicher Hinsicht kein Problem mehr), mündliche Absprachen sind jedoch genauso gültig.

Angebot

Grundlage für den Auftrag ist zunächst ein Angebot des Designers. In diesem Angebot sollten alle wichtigen Punkte angesprochen werden, die für den Auftrag von Bedeutung sind.

In Betracht kommen vor allem:

1. Was soll der Designer leisten? z.B. Erstellung einer 16 seitigen Broschüre 4farbig oder Werbekonzeption mit Ausarbeitung von Anzeigen, Mediaplan, einzelnen Werbemitteln, im folgenden einzeln aufgelistet., oder Geschäftspapierausstattung bestehend aus Briefbogen, Visitenkarten etc.

Je genauer der Leistungsumfang beschrieben ist, desto klarer sind alle Beteiligten über die Leistung des Designers und desto weniger Ärger gibt es hinterher

2. Welche Fremdleistungen gibt der Designer in Auftrag? Am besten ist es allerdings, keinerlei Fremdleistungen in Auftrag zu geben. Aufgrund der Haftungsrisiken sollte der Designer nach Möglichkeit überhaupt keine Aufträge an Drittfirmen wie z.B. Druckereien erteilen.

Wenn der Designer z.B. die Drucküberwachung übernimmt, sollte er ganz klar festhalten, daß der Auftrag an die Druckerei entweder vom Kunden direkt erteilt wird oder vom Designer im Namen des Kunden. Im letzteren Fall muß sich der Designer auf jeden Fall eine Vollmacht zur Erteilung des Druckauftrags vom Kunden geben lassen.

3. Welche Nutzungsrechte überträgt der Designer?
Es ist sehr wichtig, die Übertragung von Nutzungsrechten bereits im Angebot anzusprechen. Manche Designer meinen, eine Einschränkung oder Definition der Nutzungsrechtseinräumung könnte in der Rechnung erfolgen. Dies ist nicht wirksam!

4. Welche Vergütung hat der Kunde an den Designer zu zahlen?
Dies ist natürlich für den Designer der wesentliche Punkt. Denn er arbeitet ja in erster Linie nicht aus reiner Freude, sondern muß von seiner Arbeit leben. Es ist deshalb besonders unverständlich, warum viele Designer in schamhafter Verschwiegenheit versuchen, Kosten zu verschleiern und den Kunden erst bei der Rechnungsstellung zur Kasse bitten. Kein Wunder, daß der Kunde dann verärgert ist.

Es gilt daher der Grundsatz: Alle Kosten, die in der Rechnung verlangt werden, müssen im Angebot aufgelistet werden und vom Auftraggeber akzeptiert werden.

Gerade an dieser Stelle ist Klarheit absolut wichtig. Es hat keinen Sinn, mit der Arbeit anzufangen und zu glauben, der Auftraggeber wird später schon zahlen, was der Designer berechnet. Zwar steht im Bürgerlichen Gesetzbuch in §632, daß eine Vergütung als stillschweigend vereinbart gilt, wenn die Herstellung des Werkes den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist, doch ist eine klare Vereinbarung auf jeden Fall vorzuziehen.

Nach den verschiedenen Berechnungsmodellen, die zum Beispiel vom BDG (Bund Deutscher Grafikdesigner) oder der AGD (Allianz Deutscher Designer) verbreitet werden, ist es üblich zwischen Entwurfsvergütung, Nutzungsvergütung und Vergütung für sonstige Leistungen zu unterscheiden.


Entwurfsvergütung:

Als Entwurfsvergütung kann der Designer entweder einen Stundensatz vereinbaren oder eine feste Vergütung.

In beiden Fällen muß der Designer für seine Kalkulation den Zeitaufwand vorher schätzen. Im ersten Fall legt er dem Kunden seine Kalkulation offen, im zweiten kalkuliert er intern. Auch im ersten Fall ist es jedoch ratsam, einen Zeitrahmen festzulegen, so daß der Kunde die auf ihn zukommenden Kosten einschätzen kann.

Wenn der Arbeitsumfang (etwa durch Erweiterung des Leistungsumfangs) sich erhöht, sollte der Designer dem Kunden unbedingt mitteilen, daß er eine höhere Vergütung verlangen muß. Der Kunde hat dann die Möglichkeit, dem zuzustimmen oder seine Wünsche zu reduzieren.


Nutzungsvergütung

Neben der Entwurfsvergütung kann der Designer auch eine Vergütung für die Nutzung des Entwurfes verlangen. Auch diese muß im Angebot aufgeführt und vom Auftraggeber angenommen werden.

Die Position Nutzungsvergütung führt häufig zunächst zu Irritationen beim Auftraggeber. Hier kommt es auf das Verhandlungsgeschick des Designers an, dem Kunden klarzumachen, daß die Aufspaltung der Gesamtvergütung in Entwurfs- und Nutzungsvergütung für den Kunden Vorteile hat.

Diese liegen in erster Linie darin, daß der Kunde zunächst nur das Entwurfshonorar zahlen muß und die Nutzungsvergütung nur dann, wenn er den Entwurf auch tatsächlich nutzt. Der Designer ist natürlich auch berechtigt, einen Einheitspreis zu kalkulieren und anzubieten. In dem Fall ist das gesamte Honorar zu zahlen, gleichgültig, ob der Kunde den Entwurf nutzt oder nicht. Auch bei der Aufspaltung können die Parteien natürlich vereinbaren, daß Entwurfs- und Nutzungsvergütung in jedem Fall zu zahlen sind. Hier dürfte allerdings die Argumentation für die Nutzungsvergütung schwieriger sein.

Der zweite Vorteil der Aufspaltung liegt darin, daß der Kunde nur die Nutzung zahlt, die er auch tatsächlich braucht. Er muß also keine umfassende Nutzungsvergütung zahlen, wenn er nur eine begrenzte Nutzung wünscht.

Hier sollte der Designer allerdings auch seinen Vorteil wahrnehmen und klar vereinbaren, daß mit der Nutzungsvergütung nur eine ganz bestimmte Nutzung eingeräumt wird und daß bei einer umfassenderen Nutzung erneut eine Nutzungsvergütung fällig wird.


sonstige Kosten

Getreu dem Motto: Jede Mark, die in der Rechnung verlangt wird, muß ihre Grundlage im Angebot finden, sind auch alle „sonstigen Kosten“, wie Fahrtkosten, Kurierfahrten, Kosten für die Lithoerstellung usw im Angebot aufzuführen. Falls nicht alle Kosten vorher absehbar sind, ist es auch möglich, zu vereinbaren, daß Fremdkosten vom Auftraggeber zu zahlen sind. Diese werden dann ohne Aufschlag an den Kunden weitergeleitet.

Auch daß die Mehrwertsteuer auf die Preise zuzätzlich erhoben wird, muß im Angebot erwähnt werden.


Tips zur richtigen Rechnungstellung

Wenn klar vereinbart wurde, was der Kunde zu zahlen hat, ist schon ein wichtiger Schritt dahin getan, daß der Designer das Geld auch tatsächlich auf seinem Konto verbuchen kann. Allerdings kann die Zeit unter Umständen sehr lang werden, bis das Geld tatsächlich eingeht. Gerade wenn es sich um einen größeren Auftrag handelt, der einen Großteil der Arbeitskraft des Designers bindet, kann dies zu Zahlungsschwierigkeiten führen, obwohl der Designer einen großen Betrag zu bekommen hat.

Wann sind Zahlungen fällig?

Designer arbeiten mit ihren Kunden üblicherweise auf der Basis von Werkverträgen zusammen. Nach Werkvertragsrecht ist die Vergütung fällig nach Abnahme des ordnungsgemäß hergestellten Werkes. Es kann also unter Umständen lange dauern, bis der Designer an sein Geld kommt .

Dies läßt sich nur vermeiden, wenn Abschlagszahlungen vereinbart wurden. Gerade bei größeren oder zeitlich aufwendigen Projekten empfiehlt es sich deshalb, Vereinbarungen zu treffen, wann welche Zahlungen fällig werden.

Die Zahlung eines Vorschusses kann auch einem Kunden nochmals die Ernsthaftigkeit seines Auftrags vor Augen führen und möglichweise „faule“ Kunden, die nur gerade mal unverbindlich ein paar Entwürfe wollten, keinesfalls aber zahlungswillig sind, entlarven.

Wie soll die Rechnung aussehen?

Grundsätzlich gilt: Die Rechnung soll mit dem Angebot übereinstimmen. Das heißt also: Wenn im Angebot Entwurfs- und Nutzungsvergütung ausgewiesen wurden, muß dies auch in der Rechnung so erscheinen, wenn ein Pauschalangebot vorliegt, wird auch die Rechnung nur einen Rechnungsposten für Entwurfs- und Nutzungsvergütung enthalten.

Fremdkosten und Auslagen können gesondert ausgewiesen werden, müssen allerdings auch vorher vereinbart worden sein. Wenn nicht in der Höhe, dann jedenfalls dem Grunde nach. Zu beachten ist dabei auch die steuerliche Seite: Wenn Sie Ihren Status als Freiberufler nicht gefährden wollen, achten Sie darauf, daß die Einnahmen aus gewerblicher Tätigkeit, wie Satzerfassung, Lithoerstellung oder Anzeigenprovisionen nicht Ihre künstlerischen Leistungen weit übersteiegen. Wenn diese gerwerblichen Leistungen sehr groß sind und die Einnahmen entsprechend hoch, empfiehlt es sich auf jeden Fall, die Konten klar zu trennen,

Auch die Mehrwertsteuer können Sie natürlich gesondert ausweisen. Achten Sie aber auch hier darauf, daß Sie in Ihrem Angebot darauf hingewiesen haben, daß zu den Nettovergütungen die Mehrwertsteuer hinzukommt. Es kann sonst nämlich vorkommen, daß ein Kunde sich darauf beruft, daß die angebotenen Vergütungen Endpreise sind und sich weigert die Steuer zu zahlen. In diesem Falle wäre es dann Auslegungsfrage, wie die Parteien die Vereinbarung verstehen durften. Die Auslegung von Verträgen erfolgt nach dem „Empfängerhorizont“. Also: Unklarheiten werden dem Anbietenden angelastet.

Sinnvoll ist es, in der Rechnung eine Zahlungsfrist zu nennen. Vergütungen nach dem Werkvertragsrecht sind nach Abnahme des Werkes sofort fällig, die Frist kann also kurz bemessen sein, sollte aber nach dem Kalender bestimmbar sein. Also: Besser ein Datum nennen als „zahlbar innnerhalb 14 Tagen“.

Nicht in die Rechnung gehört die Bestimmung, welche Nutzungsrechte eingeräumt werden, jedenfalls nicht, wenn dies zum ersten Mal für diesen Auftrag erfolgt. Die Vereinbarung über Art und Umfang der Einräumung von Nutzungsrechten muß im Vertrag getroffen werden und zwar im gegenseitigen Einverständnis. In der Rechnung kann diese Vereinbarung wiederholt werden und zwar so wie sie im Vertrag getroffen wurde, nicht mehr und nicht weniger.


Wann und wie muß man mahnen?

Um es gleich zu sagen: Man muß überhaupt nicht mahnen. Dennoch ist es üblich und empfehlenswert, nicht sofort eine Rechnung einzuklagen, sondern vorher zu mahnen. Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, wann man eine Forderung anmahnen darf oder soll und auch keine Vorschriften in welcher Form dies zu geschehen hat.

Sinnvoll ist es, zwischen Rechnung und Mahnung keinen allzu langen Zeitraum vergehen zu lassen, zwei bis vier Wochen nach dem in der Rechnung genannten Zahlungsziel sind angemessen.

Allerdings gibt es natürlich Ausnahmen. Manche Firmen haben in ihren Geschäftsbedingungen Zahlungsfristen genannt. Hier ist es sinnlos, vorher zu mahnen. Auch wenn es ärgerlich ist, wenn sich inzwischen manche Kunden Zahlungsziele bis zu drei Monaten einräumen, die Mahnung nützt in diesen Fällen auch nicht viel, besser ist es, Abschlagszahlungen zu vereinbaren oder Zahlungsfristen abzusprechen.

Welche Möglichkeiten hat der Designer bei Zahlungsverzug des Kunden?

Wenn der Kunde einen Monat nach Zugang der Rechnung nicht zahlt, ist er im Verzug und hat dem Designer den Verzugsschaden zu ersetzen. Bei Zahlungsverzug sind das die Zinsen, die der Designer an seine Bank zahlt, wenn er diese nachweisen kann oder ohne Nachweis Verzugszinsen in Höhe von 5%. Über dem Basiszinssatz. Außerdem die Kosten für einen Rechtsanwalt, wenn der Designer einen besonders hartnäckigen Nichtzahler durch einen Anwalt mahnen läßt.

Unter Umständen hat der Designer auch ein Zurückbehaltungsrecht an seiner Leistung. Das heißt, er kann die Abgabe der fertigen Entwürfe, Filme oder ähnlicher Dinge verweigern bis der Kunde bezahlt hat. Voraussetzung dafür ist allerdings die Vereinbarung von Zahlungen vor Abgabe des Werks, da normalerweise die Vergütung erst nach Abnahme des Werkes fällig ist.

Auch in diesem Fall ist es also sehr nützlich, bei Vertragsschluß genaue Zahlungsmodalitäten zu vereinbaren.

Eine weitere Möglichkeit, schnell an Geld zu kommen, das sonst möglicherweise verloren wäre, bietet sich, wenn der Kunde in ernsthafte Zahlungsschwierigkeiten gerät. Im Falle einer wesentlichen Verschlechterung der Vermögensverhältnisse kann der Designer seine Arbeiten einstellen, bis der Kunde bezahlt oder Sicherheit geleistet hat.

Diese Bestimmung kann für den Designer eine große Entlastung bedeuten. Denn im Normalfall hat der Designer einen einmal geschlossenen Vertrag zu erfüllen. Das heißt, er müßte weiterarbeiten, auch wenn er weiß, daß er wahrscheinlich nie Geld sehen wird. Ein Umstand, der sich nicht besonders förderlich auf die Arbeitsmotivation auswirkt.

Dies soll durch die gesetzliche Regelung verhindert werden. Besser steht der Designer jedoch auch in diesem Falle da, wenn er genaue Zahlungsfristen vereinbart hat.

Fazit: Das beste Arbeitsklima und ein reibungsloser Ablauf eines Auftrags ist gewährleistet, wenn die Partner vorher konkrete Vereinbarungen über Art und Umfang der Arbeit und Höhe der Vergütung sowie Zahlungsfristen getroffen haben.
Rechtsanwältin Margarete May
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